Processo Comercial: Saiba o que é e como aplicar em sua empresa.

O que é e como funciona?
O processo comercial é uma espécie de manual descritivo criado pela empresa com o intuito de formalizar o padrão de trabalho da área comercial, informando aos membros da equipe quais são suas responsabilidades e como devem ser executadas as atividades rotineiras. Trata-se de um documento “dinâmico”, ou seja, deve sofrer frequente atualização, agregando boas práticas que o tornem mais robusto.

Definir os procedimentos e apresentá-los a todos com clareza é importante para ganhar eficiência na operação comercial desde a prospecção até a conclusão de uma venda. Quando o modelo do negócio for de recorrência, é recomendável que englobe também questões de acompanhamento no pós-venda, visando a retenção de clientes. Ao otimizar o tempo da equipe e facilitar, consequentemente, o atingimento de metas, deve-se gerar maior engajamento dos colaboradores.

Ainda hoje é comum encontrar empresas – de portes e segmentos diversos – que não contam com um processo comercial formalizado. Certamente seguem alguma lógica na execução das atividades, mas não as têm bem definidas. Isso prejudica a rotina dos profissionais, à medida que estes despendem mais energia do que o necessário para tomar decisões em situações difíceis. Quando bem mapeadas e devidamente registradas, possíveis objeções são contornadas rapidamente por uma equipe ou um colaborador bem treinado.

Se fizermos uma analogia um tanto grosseira, por qual motivo eu empregaria minutos do meu corrido dia tentando fazer uma fogueira com gravetos e fricção se, por outro lado, poderia comprar fósforos e um líquido inflamável para ganhar tempo com isso?

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Por mais ingênua que possa parecer a comparação, ações semelhantes são tomadas diariamente em muitas organizações que, por não possuírem processo estabelecido, sentem dificuldade para capacitar e acompanhar o desenvolvimento de pessoas. Além disso, quando não há método na tomada de decisão, pode ocorrer o famoso “cada um por si”, fazendo com que cada membro do time comercial execute atividades da forma que julgar correta.

Mas a boa notícia que posso lhe dar é: Você já possui um processo comercial. Você pode nunca tê-lo desenhado, ele pode não funcionar, não estar descrito, enfim, pode ser uma porcaria, mas ele já existe! Reflita, naturalmente, você ou sua equipe executam algumas etapas até que uma venda seja concretizada, certo? Portanto, inevitavelmente, hoje, este é o seu processo comercial.

Construindo um processo comercial…
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O primeiro passo para a criação de um processo robusto é analisar como suas vendas acontecem hoje. Portanto, pare e pense: como você executa cada etapa até sua venda ser concretizada? Registre isso, pois será o ponto de partida para desenhar seu processo comercial.

Depois disso, avalie criticamente o modelo que tem sido executado. As atividades descritas obtém sucesso? Caso a resposta seja positiva, identifique se elas podem ser facilmente replicáveis. Esta é a pergunta número 1 que você deve se fazer. A pergunta número 2 é se este modelo adotado é escalável. Se as respostas para estas duas perguntas forem sim, muito bem, agora você deve documentar isso, desenhar, descrever, para poder evoluir este modelo e passar a pensar em como vai melhorar os números, aumentar performance, melhorar conversões, sempre se atentando para o que não está funcionando e fazendo ajustes.

Mas se as respostas para as perguntas 1 e 2 forem um sonoro não, tentaremos esclarecer, nesse breve texto, como dar um start na criação do seu processo. Digo start pois este modelo deve ser iniciado o quanto antes, mas atualizado a todo momento.

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Vamos lá! A primeira sugestão que, acredito, irá te auxiliar nessa jornada é: SIMPLIFIQUE. Isso mesmo, não tente criar o processo perfeito desde o início, faça o básico neste primeiro momento, pois, garanto a você, o simples, ou o básico do inicio, será perfeito pra você no momento atual. Vemos muitas empresas errando e deixando a criação do processo comercial de lado, pois pensam grande demais, sonham com um produto final, extremamente sofisticado, cheio de detalhamentos que devem demandar a criação de ferramentas para cada etapa.

Muitas vezes o que acontece é que, ao pensarem desta maneira, os responsáveis pela criação do processo acabam empurrando essa tarefa mais pra frente. Isso porque estão envolvidos no seu dia a dia com uma série de atividades também relevantes, seja fechando novos negócios, gerenciando seus vendedores ou resolvendo dificuldades de clientes atuais.

Isso traz a sensação de que não há tempo para formatar aquele “processo comercial dos sonhos” e, de fato, esse tempo de sobra em nosso dia a dia nunca vai existir, acostume-se. Para evitar que aconteça, comece simples. A partir dai, adicione novas ideias, práticas corriqueiras, soluções eficientes identificadas na própria equipe. Assim você vai aperfeiçoá-lo ao longo dos próximos dias, semanas, meses. Sugiro pensar no desenho do processo como um produto qualquer, e sua primeira versão seria o seu MPV, que carinhosamente podemos batizar de mínimo processo viável (🤣).

Esteja certo de que o erro número 1 que as empresas cometem é não criar essa primeira versão do processo comercial para sua empresa. O erro número 2 é gastar tempo excessivo na criação do mesmo.

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Costumo orientar os clientes para que não gastem mais de 1 hora de criação na primeira versão de qualquer documento da empresa. Acredite, a sugestão vale para você iniciar este processo. Utilize um documento em branco do Google Docs, uma ferramenta de criação de mapas mentais ou até mesmo o bom e velho papel. Escolha o meio mais conveniente para você, inicie a modelagem do processo e gaste apenas 1 hora nessa primeira versão.

“Mas não ficará 100% perfeito. Como vou construir algo realmente útil se vou me dedicar nisso por tão pouco tempo?”, você pode se perguntar. A verdade é que, você deve e vai trabalhar nisso por muito, muito tempo, mas não será neste primeiro momento (lembre-se do MVP). Depois de iniciado, será mais fácil e estimulante trabalhar em melhorias graduais. Você pode até mesmo estabelecer uma rotina para revisões do seu processo. Se você mantiver esse trabalho atualizado, certamente terá um documento rico em informações muito antes do que imagina, ou do que teria ao tentar construir o “processo perfeito” de que falamos no início deste texto.

Mas, lembre, é fundamental “manter-se em movimento”: anote, revise, debata com sua equipe. Crie uma rotina de revisão, crie versões deste processo – quanto mais versões criadas, mais perto da perfeição você estará. Essas pequenas mudanças no processo vão ajudar sua equipe comercial a encarar muitos desafios do dia a dia. E o melhor é que estes próprios desafios também serão muito úteis para enriquecer o detalhamento deste processo que estará em franca evolução!

Portanto, eu digo a você, não existe fórmula mágica. Este método pode não ser atraente ou empolgante inicialmente, mas ele com certeza funcionará! Apenas faça e você terá seu processo comercial desenhado, descrito e escalável.

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RELEMBRE ALGUNS PONTOS:

• Simplifique;Desenhe ou descreva;
• Crie rotinas de revisões e ajustes;
• Documente toda alteração, por menor que seja;
• Não relaxe nas revisões e melhorias
• Faça isso constantemente.